Senin, 07 November 2011

Tipe Karakter Pemimpin yang dibutuhkan untuk Project Manager


Saat ini banyak PM (Project Manajer) yang bisa dikatakan bayangan atau tidak punya otoritas apapun didalam menjalankan proyek, kendali sepenuhnya dipegang oleh Project Director atau Key Person dalam Perusahaan sehingga ini juga mempersulit PM untuk bertindak cepat mengatasi masalah karena harus mengekskalasi permasalahan karena "dia" tidak memiliki otoritas apapun.
 


Berdasarkan pengalaman saya pribadi, memimpin sebuah proyek dengan otoritas penuh yaitu kendali ditangan PM, dibantu oleh tim proyek yang bisa bersinergi adalah kunci suksesnya proyek. Tapi kondisi ideal ini tidak selalu didapat dalam setiap proyek tentunya. Hasil penelitian saya di perusahaan konstruksi ditahun 2003 lalu menghasilkan fakta bahwa Seorang PM dengan Kompetensi Baik bisa tidak sukses jika 'dia" tidak dibantu oleh Tim Proyek yang solid. Tapi Tim Proyek yang Solid dan bersinergi baik bisa sukses walaupun PMnya memiliki kompetensi biasa saja/standard.


Diatas adalah sedikit fakta yang bisa diungkap dalam dunia PM yang ada saat ini, dan mari kita kaitkan dengan judul diskusi "Tipe Karakter Pemimpin yang dibutuhkan untuk Project Manager"

beberapa catatan yang bisa diambil adalah:
  1. Clearkan Goal Proyek, Tingkat Resiko Proyek, Nilai Proyek, Industri dimana Proyek berasal sangat berpengaruh dalam penentuan Kualitas dan Karakter PM yang akan dicari.
  2. Penting sekali diawal project di clearkan sejauh mana otoritas PM dalam sebuah proyek
  3. Penting sekali membuat Tim Proyek yang bisa bersinergi satu dengan yang lain; kalaupun Tim Proyek sifatnya "Given" PM harus bisa langsung memetakan job desk masing2 Tim Proyek agar tidak overlaping
  4. Penting bagi PM mendapatkan semua informasi Proyek dari awal sampai PM bergabung, terutama informasi saat proses develop sampai proyek mulai dilaksanakan (teknikal maupun non teknikal) hal ini berguna untuk memaintain stakeholder Expectation dengan win-win solution
  5. Leadership, Empathy, Risk Taker, menguasai communication method mengingat 90% PM tugasnya adalah berkoordinasi dan berkolaborasi dengan Tim Proyek Internal Maupun External dan tidak ketinggalan sedikit penguasaan tehnikal dari proyek yang akan di pimpin
Catatan diatas adalah sedikit kesimpulan yang bisa diambil dari diskusi topik ini, tapi perlu dicatat...bahwa sebagai "Tim Proyek" termasuk PM itu sendiri. PM bukan berarti paling hebat diantara Tim Proyek lain...untuk Itu menjadi Profesional sebagai Tenaga Ahli juga tetap berharga tinggi dan bisa menjadi penentu sukses proyek juga jika Proyek yang dilaksanakan adalah Project Spesifik dengan Keahlian tertentu apalagi ditambah dengan pemahaman tentang manajemen proyek pasti akan lebih memiliki nilai jual tersendiri. SMANGAT!!!!.......Vinny Gemilia

................................................................................................................................................................

Untuk menambah informasi, saya cuplikkan sedikit diskusi dari milis pmi-indonesia@yahoogroups.com <pmi-indonesia@yahoogroups.combeberapa hari ini, diskusi yang menarik dari Senior2 Project Manajemen.

Tugas utama manajemen proyek adalah fulfill stakeholder needs AND expectation. Stakeholder ada banyak katagori sederhananya eksternal dan internal. Utk stakeholder eksternal maka PM dituntut mempunyai kemampuan komunikasi, adaptasi(jika kultur stakeholder berbeda dng stakeholder ain dan diri PM), convincing (terutama utk mendapatkan otoritas jelas, tegas penuh komitmen), persuasi (utk mendapatkan partisipasi bukan hanya komitmen) dan angle komunikasi lainnya. Utk stakeholder internal, maka PM harus punya kemampuan leadership, pengambilan keputusan tepat cepat, manajemen konflik (dlm arti positif). Convincing( motivasi team), persuasi( alokasi SDM jika perlu total football pada task tertentu), dal angle leadership lainnya.
Bottom linenya diperlkan softskill yang dimensinya lebar bagi seorang project manager. Seorang PM TIDAK PERLU mengeahui hard skill proyek yang dipimpinnya, , karena jika dia tdk tahu, dia bisa hire SMR(subject matter representatif).

Pengalaman saya kebutuhan akan hard skill bagi seorang PM adalah supaya dia tdk 'dikibuli' oleh team proyeknya. Jadi kalau team proyeknya bekerja secara profesional (artinya ada KPI perusahaan yang diterapkan sampai tingkat individual, HR menngukur kinerja dng 360 degree method, jadi komitmen per individu di track recordnya dan sampai ke performance appraisal ybs.), maka PM bisa mengandalkan teamnya, jika tdk seperti itu environmentnya, maka dia bisa hire SMR. Utk yang terakhir ini sangat bergantung dari character buliding organisasi dimana PM tsb dikerjakan. Imho anyway!

Betul pak, fulfill adalah goal yang diberikan ke team manajemen proyek. Dalam melakukan pemenuhan need dan expectation stakeholder, pastinya kita bekerja mulai dari inisiasi, plan , design, eksekusi dan monitoring semua effort utk memenuhhi kinginan dan (ingat yang nggak kalah penting) HARAPAN stakeholder, dan cycle inisiasi sd monitoring itu adalah penjabaran dari kegiatan manajemen.

Idealnya dalam mengelola stakeholder ini kita petakan siapa, apa, dan bagaimana pendekatan ke masing2 stakeholder. Pemetaan misalnya dilakukan dng power vs importance level stakeholder, Q2nya bisa dijadikan premier goal ke team manajemen proyek,

juga pemetaan communication approach kesetiap stakeholder, ada tipe D,I,S,C dan dipetakan peeringnya siapa approach siapa, dlsb. Dari pemetaan stakeholders, approach, response/ communication required dst.. Dalam setiap project life cycle. D,I,S,C yang dimaksud (untung ada om google)
http://en.m.wikipedia.org/wiki/DISC_assessment

Ada juga pemetaan ttg media komunikasi, ada yang visual, verbal, ada yang lebihh peka pakai recording, ada yang senang mikro makro dlsb, chart, warna dlsb. .

Dalam beberapa proyek biasanya minta 2minggu mobilisasi team, disini PM kerjakeras siapkan template bagi teamnya utk melakukan pemetaan ini, dan saat kick off pemetaan mulai direfine. Peta bersifat life document, it changes over time.

Pada poyek MNC, ada 3 deliverable yang diserahkan oleh PM team, pekerjaan yang sdh ada BA, bagus kalau QA proyek dapatkan testimoni client, dibayar, artinya AR beres, dan performance appraisal team MP, kalau 360 degree kebayang effortnya kan.. Nah di perusahaan yang projecized dan mature, PA ini harus disetujui oleh reviewee dan reviewer, masuk dalam db proyek dan disbmit ke HR. Nanti HR distribute ke conselor masng masing employee..




Salam rahayu s. Arifin

Ps. Saat ini kemampuan soft skill sdh banyak dituntut bukan hanya sbg PM. Persh MNC sdh sering meng hire fresh graduate langsung di test by tilpun dari HQnya. Nah itu bagian dari leveraging soft skill.
.................................................................................................................................................................

Menarik tulisannya bu Rahayu sungguh mencerahkan soal softskills ini.

Namun sedikit OOT, dan sekedar komentar distatement ibu:

"Tugas utama manajemen proyek adalah fulfill stakeholder needs AND expectation."

Yang dalam pemahaman saya, stakeholders adalah para pihak yang (bisa) mempengaruhi project baik secara langsung maupun tak langsung.
Karena stakeholder(s) ini bisa berupa pihak internal maupun eksternal.

Untuk itu need and expectation stakholder(s) mungkin tidak bisa di fullfill (dipenuhi) semua, sehingga kata-kata yang tepat menurut saya adalah "MANAGING" stakeholder(s) needs and expectations (bukan semata fullfilment). Hal ini bisa dilakukan dengan early engagement pada tahapan (phase) planning sebuah proyek dengan allignment dengan memisahkan antara what "they" want (inginkan), and what they are really "need" (butuhkan). Dan perlu memanage fullfilment ini untuk hal-hal yang kemudian mengarah pada what "We" are really needs.

Hal ini menurut saya penting, karena dalam pengalaman saya khususnya dalam freezing the scope of works, ketika kita sibuk memenuhi keinginan dan kebutuhan stakeholders dan akhirnya mengakibatkan perubahan (changes) yang significant di awal-awal sebuah proyek.
http://axlpce.blogspot.com/2011/10/freezing-scope-of-works.html

Salam,
Alex Iskandar
@Iskandar_Alex
http://axlpce.blogspot.com
...............................................................................................................................................................

[pmi-indonesia] Pengambilan Keputusan/Decisiveness - Perilaku Penting Seorang PM

Beberapa hari terakhir ini berita mengenai Yunani ramai menghiasi headline harian terkemuka di berbagai penjuru dunia.
 
Isu yang sedang mengemuka adalah keraguan PM (Prime Minister, bukan Project Manager J) Yunani untuk mengambil keputusan mengenai dana talangan dari negara-negara lain, tetapi harus melakukan kebijakan pemangkasan anggaran yang tidak populer di mata rakyat.
 
Akar masalah dari banyaknya negara yang terbelit hutang adalah karena pemerintahan dijalankan oleh pemimpin yang ingin melanggengkan kekuasaan dengan ”menabur” banyak subsidi atau kebijakan populis lainnya, sehingga perlahan-lahan menggerus kekuatan ekonomi negara tersebut.
 
Tidak banyak pemimpin negara yang berani mengambil keputusan yang tidak populer dan menghadapi konsekuensi ”turun tahta.”
 
Berita ini mengingatkan saya akan satu perilaku/behavior penting seorang Project Manager, yaitu kecepatan & ketegasan dalam pengambilan keputusan atau sering disebut ”decisiveness.”
 
Dalam kondisi kritis, misalnya project delay, seorang PM harus berani mengambil keputusan untuk mengembalikan proyek ke arah yang benar.
 
Riset yang dilakukan oleh Marcia Blenko & Tim nya dari Consulting Firm Bain & Co. menunjukkan adanya hubungan antara efektifitas membuat dan mengeksekusi keputusan dengan kinerja finansial perusahaan.
 
Hasil riset itu dibukukan dengan judul “Decide and Deliver: Five Steps to Breakthrough Performance in Your Organization” by Marcia Blenko, Michael Mankins & Paul Rogers.
 
Selamat membaca dan berakhir pekan!
 
Salam,
 
Daniel R. Jenie

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar